オンライン会議で【最低限知っておきたい3つのマナー】

ビジネス

こんにちは、ちくわぶです。

最近はテレワークも進み、オンラインでの打ち合わせも多くなりました。

ただ、最近参加したオンライン会議でも、まだ基本的な操作ができていない方もいらっしゃいました。

そこで今回は改めて【オンライン会議のこれだけは押さえて欲しい3つのマナー】としてご紹介したいと思います。

結論としては以下の3つですがそれぞれ意味があります。

  • 参加名には社名と氏名を記載する
  • マイク・カメラOFFで入室が基本
  • 喋る時にだけマイクをONにする

マナー1:参加名には社名と氏名を記載する

ミーティングルームに入室する際、自分の表示名を入れられる場合は【社名:氏名】といったように、社名を記載し、その後ろに氏名を記載しましょう。これは名札見たいなものです。

社内ミーティングであれば、そんなに気にかける必要もありませんが、社外ミーティングの場合は社名を記載するのを忘れないようにしましょう。

一定数の社員のいる企業であれば、同じ会社でもその会議で初めて話すという方もいらっしゃいます。

今発言している人が自社の人なのか、取引先の方なのかわかるようにしましょう。

また、自社からは誰が出席しているのか代表者がすぐにわかるようにするためにも、やはり社名は記載しましょう。

マナー2:マイク・カメラOFFで入室が基本

会社よって運用ルールに差異はあると思いますが、基本はカメラ・マイク共にOFFで入室するのが基本です。

例えば、遅れて入室した時にマイクONだと、先に参加している他の人からすると会議中に急にザワザワしたノイズが乗ってきたように感じてしまいます。

また、カメラの扱いにはお互いに注意が必要です。

カメラに映る側

自分の身嗜みや背景が仕事に適した状態になっているか事前に確認しましょう。
(後ろで洗濯物干しっぱなしとかありませんか!?)

例えば、スーツではなくとも、清潔感のある服装にしましょう。(仮にカメラONにする予定がなくても!)

背景に映る部屋が汚いと社会人として信頼を損ないます。

また、使用するツールによっては背景だけ合成して別の絵にしてくれる便利機能もあるので活用しましょう。

とはいっても、うっかり背景設定なしにしてしまうこともありますので普段から部屋はある程度きれいにしておくことをお勧めします。

カメラカバーをしておくのがお勧め

オンライン会議でありがちなうっかりミスは、知らない間にカメラONになっていてプラベートなことが相手に映ってしまった!ということです。

そんなうっかりを防止するためにも基本はカメラにカバーをしましょう。

パソコンに最初からカメラカバーがついているものもありますが、ない場合は紙でレンズを覆い、テープで止めるというだけでも十分です。

カメラONをお願いする側

在宅勤務だとするとカメラに映るのは個人の部屋になります。

プライバシー空間ですので、カメラONを強要するのは絶対にやめましょう。ハラスメントと受け取られてしまってもおかしくない行為です。

むしろカメラONにしなければならないような理由は以下の3つくらいです。

  • 営業職の方が、取引先に自分の顔を見せた方が印象が良いと判断した場合
  • 懇親を目的とした集まりの場合(オンライン飲み会等)
  • あまりにも様子がおかしい(体調悪そう等)ので相手の状況を確認したい場合

カメラONをお願いする場合は、それが本当に必要なのか今一度考え、お願いするにしても「ちょっと今、カメラONにしてもらっても大丈夫?」等、相手への気遣いをお忘れなく。

マナー3:喋る時にだけマイクをONにする

これは私の経験では一番浸透していないマナーです。

マイクONのままではどうしても周囲の騒音を拾ってしまいます。

まして在宅勤務であれば生活音(水の流す音や家族の声)といった音が入ってしまいます。

発言者の話を妨げてしまいますので、自分が発言する時にだけマイクONにしましょう。(友人同士の会話であれば気にする必要なし)

誤ってマイクONのままうっかり取引先の愚痴を溢してしまったら大変です。

対外との打ち合わせの際は、代表者以外のマイクがONになっていれば、社内用のチャットなどで教えてあげましょう。

使用するツールによっては特定のキー(例えばスペースキー)を押している間だけマイクONするという便利機能もありますので活用すると良いでしょう。

まとめ

オンライン会議で押さえておいていただきたい3つのマナーについてご紹介しました。

オンライン会議に関わらず、必要な情報のみ相手に伝わるようにし、不必要な情報は相手に伝えない(情報漏洩防止)と考えれば至って普通のことです。

  • 参加名には社名と氏名を記載する 👉名刺の代わり
  • マイク・カメラOFFで入室が基本 👉不必要な情報を相手に漏らさない
  • 喋る時にだけマイクをONにする 👉不必要な情報を相手に漏らさない

もちろん、社員同士の打ち合わせであればもう少し崩してもいいでしょうし、友人間の集まりであれば全く気にしないのもありだと思います。

ただ、基本的な使い方という意味で今回ご紹介した3点を押さえておくことをお勧めします。

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