エンジニアと総務部が不自然な会話をしていた話

ビジネス

こんにちは、ちくわぶです。一応エンジニアでもあります。

先日、事務処理で総務部の社員と打合せをしました。

ちょっと込み入った議題だったので、お互い混乱のないようにわかりやすく丁寧に話し合っていましたが、お互い不自然な喋り方をしていたなと感じました。

それはお互いの【コンテクスト違い】を埋めようとしながら話していたので違和感のある話し方になっていたためでした。

別の言い方をすると、コンテクストが違っても通じるのような話し方を行っていました。

ちょっと面白いネタなので日記ブログにすることにしました。

コンテクスト違いによるミスコミュニケーションは無意識に発生するので、テンプレートに沿った言い方で説明に漏れがないようにすると誤解を防げます。

コンテクスト違い

コンテクストとは会話においては「前提」「共通認識」と捉えるとわかり易いと思います。

例えば、会話をする上では話を端折った言い方をする時があります。(ハイコンテクストとも言います)

端折った部分は話の前後や予備知識から推測してもらって聞き手に埋めてもらいます。


例文:「ご飯残ってるよ!」

真意:【ご飯が残っているので貴方には残さず食べて欲しい。】

「ご飯残ってるよ!」という文面だけでは、単純に状況を説明しているだけです。

でも本当に言いたいことは「ご飯を残さず食べて欲しい」ということです。

ここには「食事は残さず食べるものだ」という共通認識(コンテクスト)があってこそ話し手から聞き手へと真意が伝わります。

もし聞き手が【食事が残ったら捨てればいい】というコンテクストを持っていれば「ご飯残ってるよ!」と言われたら「ああ、ごめん今捨ててくるよ。」となって話が合わなくなってしまいます。

簡単にいってしまえば「私が言いたいのはそういうことじゃない!」と言いたくなってしまうような状況が【コンテクスト違い】です。

他でも事例があるのでは?ちょっと調べてみました。

エンジニアと総務部との会話に限らず、会社には様々な役割があるのでコンテクストも変わります。

ならば、今回私が経験したようなコンテクスト違いの事例が他にもあるのではないか?と思いました。

ネット上で調べてみるとやはりありました。

自分の職場の話し方や考え方を無意識に標準(スタンダード)だと思い込んでしまったのだ。そのことが、正しいコミュニケーションを妨げていたのである。

https://leadershipinsight.jp/2006/11/post_5865.html

引用元では営業とSEとの間でコンテクスト違いについて記載されています。

非常に詳細に記載されていますので是非ご一読いただければと思います。

正にこれと同じようなことが私の職場でも起きていました。

解決策:テンプレートを使う

すでにお互いのコンテクストを理解しスムーズな会話ができるコミュニケーション能力をお持ちであれば素晴らしいことです。

もし、そうでないのであればテンプレートを使うのが簡単で効果的です。

しかも、使うのは典型的なテンプレートです。

その件の回答は○○です。なぜなら□□だからです。
つまり、結論を言って理由を述べるです。

あまりにも典型的なので、新入社員研修等で1度は聞いたことがあると思います。

特に結論を先に言うという話し方は、すでに実践されている方も多くいらっしゃると思います。

私も複雑化しそうな議題では自然とこのテンプレートに沿った喋り方になります。(自分が混乱しないためでもありますが)

結論に至った経緯をロジカルに説明するのが【理由】

今回着目したいのは【理由】の部分です。ここがお互いのコンテクスト違いを埋めてくれる場所だからです。

喋り手はコンテクストが同じだと思ってしまうから、一部の回答・説明を言えば相手にも伝わると【無意識】に思ってしまいます。

無意識になってしまうのは当然です。そもそも相手が経緯を把握していないと知っていたら経緯から話しますよね?

しかし、話し手は【相手は経緯を知らないかもしれない】”ではなく”、【相手も経緯を知っている前提】で話し出してしまうため、無意識にハイコンテクストな話し方をしてしまうわけです。

これでは聞き手は「風が吹けば桶屋が儲かる」といった話を聞いてるような気分です。

【風が吹く → 桶屋が儲かる】が繋がるように経緯を説明する必要があります。

テンプレートを使う利点

今回に限らず、テンプレートやフレームワークを使う利点として【説明や分析に漏れがないようにする】という点があります。

テンプレートやフレームワークは、簡単に言ってしまえば【何かの作業の手順】です。

なので手順を守れば必要な作業は自然と組み込まれます。

今回の場合は、結論のあとに「なぜなら□□だからです」と言うことがその【手順】になります。

この手順で【理由】を説明することにより【経緯が理解されていないため結論にも納得してもらえない】という状況を防ぐことができます。

まとめ

コンテクスト違いは自然と発生してしまうので、経緯が伝わるように発言をテンプレートにするという話でした。

しかし、多用すれば変な喋り方になってしまうので「なんかうまく伝わってないな〜」といった時に今回のテンプレートを試していただければと思います。

今回の記事では【ハイコンテクストな喋り方は誤解を招く】といった印象があったかもしれませんが、ハイコンテクストな会話を否定しているわけではありません。

話し手・聞き手がハイコンテクストな会話をできるのであれば非常にスピーディーな意思疎通ができるという利点もあります。

コンテクストについては別記事でもご紹介していますので参考にしてください。
ハイコンテクスト・ローコンテクストの違いによる勘違い

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