なぜなぜ分析が失敗する【2つの理由】

ビジネス

こんにちは、ちくわぶです。

仕事柄「なぜなぜ分析」にはよくお世話になっています。

ただ「なぜなぜ分析」を行っているのに改善活動につながらないという話も聞きます。

色々な要因はあるのですが【よく見かける失敗は2つ】です。

  1. なぜなぜ分析は原因究明の手法であることを忘れてる。
  2. なぜなぜ分析で意図的に原因を作り上げてしまう。

この2つが同時に発生していることもあります。

この記事では有名なフレームワークである「なぜなぜ分析」の基本として上記の失敗理由と回避策について紹介します。

理由1:なぜなぜ分析は原因究明手法である。

なぜなぜ分析は原因究明手法であって、改善活動ではありません。

・・・端的に言うと失敗している理由はこれだけです。

色々アレンジされている「なぜなぜ分析」ですが、基本は問題が発生した時に5回「なぜその問題が発生したのか?」を突き詰めていく方法です。(別に5回出なくてもいいのですが)

“なぜ” = “Why” なので突き詰めているのは“理由”ですよね?

つまり、問題が発生原因(理由)はわかった(原因究明)だけであって、それをどの様に対策するかは(改善活動)は次のステップです。

つまり、Whyにより要因がわかってからWhat, Howといったように具体的な行動を伴って【改善活動】となります。

トヨタのやっている有名な手法だから、、、と原因究明と改善活動を混同していたりするとせっかくのフレームワークもうまく働きません。

回避策:原因究明を改善活動に結びつけるには?

原因究明と改善活動は別ステップと割り切ります。

つまり「なぜなぜ分析」をしている時は原因究明に注力しましょう。

その次に究明された原因から「改善検討」を行います。ここでようやく「○○をチェックする体制を新たに設けよう」といった改善案の話が出てきます。

理由2:なぜなぜ分析で意図的に原因を作り出してしまう。

これは私の知る実例から例題としてお話をした方がわかりやすいと思います。

A社(顧客)、B社(依頼先)とあったとします。この場合、A社は”お客”なので立場が上になります。

作業を行うのは依頼を受けたB社なので、何か問題が発生する場所もB社となります。

例題:【出来上がった製品の動作が顧客の想定と異なる問題】をB社がなぜなぜ分析

  • なぜ1:問題箇所の動作を確認するテストを実施しなかったから。
  • なぜ2:問題箇所の動作を指示する仕様書がなかったから。
  • なぜ3:B社が仕様書の存在を知らなかったから。
  • なぜ4:未受領の仕様書がないか確認しなかったから。
  • なぜ5:全ての仕様書は受領済みと思い込んでいたから。

例題なので分析はここまでとします。

さて、なぜなぜ分析で問題が発生しているのは【なぜ3】の部分からです。

この部分で、製品の動作を示す仕様書(要求仕様書)が存在しているのに、A社はB社に開示していなかったことがわかります。

仕様提示をするのは依頼主であるA社の責任です。

B社からすれば仕様書の存在自体を知らないのに確認せよ、というのは無理があります。

しかし【なぜ4】ではB社がA社に【未受領の仕様書がないか確認しなかったから】と分析してしまっています。

これはB社が、顧客であるA社側に問題があると言えなかったために起きた原因のすり替え作業です。

ただ、別に【なぜ4】が間違っているわけではなく、B社は今後別の会社と仕事をする際「実は受け取ってない資料はないか?」と確認することができます。

しかし、A社B社共同の作業と言う意味では真因である【A社が仕様開示を怠っていた】にたどり着けないまま【B社の確認不足】という別の原因を作り出してしまいました。

以上を図で表すと以下の様になります。

回避策:「なぜなぜ分析」なのでWhyだけを抽出する。

ここでは、B社が「なぜなぜ分析」結果をA社に開示する場合を想定しています。
(開示する必要がないならB社内でA社に問題ありとしても良いから)

結論としては【なぜ=Why】だけに着目します。Who, What, When, Where, Howは二の次です。
(Why以外の5W1Hを含むと改善の要素が含まれてきます)

特にWhoは除外します。

今回の場合Whoが出てきてしまったので【なぜ3】で「“B社が”(Who)仕様書の存在を知らなかったから」=「“A社が”(Who)が仕様開示を怠っていたから」という要因が抽出されてしまいます。

こうなると、力の関係性が【A社>B社】ですのでB社としては顧客に責任があると言い出せず、原因のすり替え作業が発生してしまいます。

Whoを使わない修正例は以下です。

  • なぜ1:問題箇所の動作を確認するテストを実施しなかったから。
  • なぜ2:問題箇所の動作を指示する仕様書がなかったから。
  • 真なぜ3:全ての仕様書の合意が完了しているか確認してなかったから。
  • 真なぜ4:仕様書が全てでいくつかるのかわからなかったから。
  • 真なぜ5:全仕様書の一覧化した資料がなかったから。

今回の問題は、開示されるべき資料が開示されず、両社間で全ての仕様書のConsent(合意)ができておらず、製品の動作で認識違いが発生していたと言う問題でした。

つまり、簡単に言えば【仕様書提示漏れ】です。

仕様書提示漏れが発生した理由は、仕様書は全部で何部あるのか示す資料がなく、全体像を把握できていなかったからだ、というのが今回の分析結果です。

Whoを除いて記載しているので「A社が悪い」「B社が悪い」ともなりません。

今回の分析結果で言えば【全仕様書を把握できる一覧が無いのが問題】となります。

あとは次のステップである改善検討で、仕様書一覧という資料を別に用意する、仕様書にIDを割り振り抜け漏れ防止、するといったことを考えられます。

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