【3秒で伝わらないメール】は既読スルー

日記

こんにちは、ちくわぶです。

昨今「メールから脱却しよう!」と叫ばれていますがメールそのものはなくならないと思います。

私もチャットなど使ってメールでのやりとりを減らしていますが、それでも大量のメール処理に悩まされる時があります。

個人的には未読メールが溜まると「業務が溜まっている」ように感じて精神衛生上、未読メールがない状態を心がけています。

今回のブログでは私が実践している【3秒で重要性を伝えられないメールは書き手の問題】と割り切りきって既読スルーすることについてご紹介します。

ぶっちゃけ、ビジネススキルといった高尚なものではなく、私の個人的主義のような話です。

先に特例はあるということをお伝えします。

今回ご紹介するのは社内メールで、こちらもメールを細かく見ている余裕がない時の話です

顧客からのメールであれば、それだけで時間をかけてでも読み込む理由になります。

どれだけメールの優先度を上げているかは顧客との関係性にもよりますが、私の周囲ではCCで受けたメールであろうが優先度高く読み込み、宛先に指定されてるなら最優先度と言うほどです。

不要な未読メールを減らすのが目的

前述したように、未読メールが溜まると私はプレッシャーに感じます。

私にとっては未読メールが無い、あるいは少ない状態が安定して作業能率をあげられる環境です。

もちろん時間に余裕があれば、多少時間をかけてメールを読みます。

しかし大量の未読メールを前にしては不要メールはさっさと既読にしたい、その判断基準が【3秒で重要メールかわかるメール】ということです。(件名含め)

逆を言えば重要度のわからないメールを3秒以上読むのはかなり苦痛です。

その結果【3秒で伝わらないメールは既読スルー】というルールが出来上がりました。

3秒で重要さがわからないメールは書き手の問題と割り切っています。

むしろ重要なメールなら文面に緊張度合いが現れています。例えば、いきなり核心を突く書き出しをしてきます。

本当に重要なメールなら再度連絡がくる。

既読スルーして問題にならないか?

確かに気になりますが、経験上ではそうそう大きな問題にはならないです。問題になった記憶もありません。

それは、本当に重要な連絡なら、送り主にとっても重要な連絡なので、再度連絡してくるからです。

例えば、催促メールであったり、電話であったり、本当に重要であれば直接会いにくるでしょう。

そうでないならば、まだ余裕があると言うことです。

少なくともメール発行時点においては「緊急・重要」なのは相手側にとっての話であり、私の問題にはまだなってません。

という言い方すると「自分にも関係するかもしれないじゃん」と言われそうなので補足します。

確かに自分にも関係するかもしれませんが、他にも重要な案件があるからこちらは他の作業に時間を割いています。

限られた時間とリソースの中で作業するわけなので、今やっている作業の方がそのメールより優先度が高いと判断したというだけの話です。

そこに割り込んで作業依頼したいのであれば、前述した様にそれなりに文面に緊急度合いが現れています。

本当に重要なメールは意外と短文

本当にヤバイメール(緊急度が高いメール)は本当に短文です。

メール1行です。丁寧な言い回しなどありません。

私の記憶に残る本当に青ざめた緊急かつ重要なメールは上司からのまさに本文1行メールでした。

上司
上司

ちくわぶさん
○○の件、進捗はどうなっていますか?
以上

このメールのヤバさって伝わりますでしょうか??

  • 進捗が伝わらないのでイラッとしている。
  • 進捗が悪そうなので指摘している。(進捗させろと”指示”している)
  • とにかく報告せよ。

こういった気持ちが1行で表されています。(むしろ1行だからこそ伝わります)

本当に重要・緊急なメール程、丁寧な言い回しは無いというのが私の経験です。

相手にとっても重要なので「いきなり本題」「要点のみ記載」といった文面になっています。

この例文メールでは「いいから報告をよこせ!」そういった思いがむしろ強調されています。

こういったメールは未読のまま(未消化案件)にして残します。このメールなら読むのに「3秒」もかからないですよね?
(メールに対応するかどうかは他のメールにより緊急・重要案件がないかチェックしてから)

緊急性の低いメールは遠回しな表現が多い

ちくわぶさん
先日は○○の件でご対応いただきありがとうございました。
ご多忙のところ大変恐れ入りますが、別件でご教示いただきたいことがございます。
弊部では○○の対応について検討しており、、、、

つきましてはご都合の良い時間をご連絡いただければ幸甚です。
以上よろしくお願いします。

私の場合、これが社外からのメールであれば頑張って読もうと思いますが、社内メールであれば斜めに読んで既読スルーです。

時間にも心にも余裕が無いときにスケジューリングという追加の作業が発生してしまうからです。

しかも、困っているのはこちらではなく相手側だからです。

意地悪で言っているわけではなく、時間・心に余裕が無い状態での私の回答は「ご都合のよい時間なんてないよ」となってしまうからです。

他の作業が落ち着いた頃にスケジューリングし、改めて回答するのが良いということです。

もし、忘れてしまったとしても相手にとって本当に重要かつ緊急なのであれば再度連絡してくるでしょう。
「すみません!メールが埋もれてました!」といったフォローの一言を入れる程度の話です。